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Auslandeinsätze von Mitarbeitern - Weitsicht ist gefragt!

In der glo­bal ver­netz­ten Wirt­schaft agie­ren Un­ter­neh­men in­ter­na­tio­nal. Das spie­gelt sich in der Viel­zahl von Toch­ter­ge­sell­schaf­ten oder Nie­der­las­sun­gen deut­scher Un­ter­neh­men im Aus­land und um­ge­kehrt wi­der. Ent­spre­chend hoch ist die An­zahl der grenzüber­schrei­ten­den Einsätze von Mit­ar­bei­tern, sei es le­dig­lich im Rah­men von Kon­fe­ren­zen zum Aus­tausch in der in­ter­na­tio­na­len Un­ter­neh­mens­gruppe bis hin zur zeit­lich be­grenz­ten Ent­sen­dung in das ausländi­sche ver­bun­dene Un­ter­neh­men.

An­ge­sichts der ak­tu­el­len wirt­schaft­li­chen Ent­wick­lun­gen dürfte die Zahl der Aus­lands­einsätze wei­ter zu­neh­men, denke man nur an die Zoll­po­li­tik der USA, die ggf. ein Ver­la­gern der Pro­duk­tion be­stimm­ter Güter in die USA auslösen könnte. Um aber die Kos­ten von Aus­lands­einsätzen in den Griff zu be­kom­men und de­ren Ab­zug als Be­triebs­aus­ga­ben si­cher­zu­stel­len, sind eine Viel­zahl an ge­setz­li­chen in- und ausländi­schen Vor­ga­ben so­wie zu­neh­mende Mel­de­pflich­ten zu be­ach­ten. Zu­gleich sol­len Mit­ar­bei­ter durch Aus­lands­einsätze zu­min­dest keine Nach­teile er­lei­den.

Auslandeinsätze von Mitarbeitern - Weitsicht ist gefragt!© Thinkstock

So­fern ein länge­rer Ein­satz außer­halb des EU-Raums ge­plant ist, ist zu klären, ob und un­ter wel­chen Be­din­gun­gen dem Ar­beit­neh­mer ein Vi­sum als Auf­ent­halts­be­rech­ti­gung so­wie eine Ar­beits­er­laub­nis er­teilt wird. Dies ist im Re­gel­fall we­sent­lich leich­ter, wenn ein neuer Ar­beits­ver­trag mit dem auf­neh­men­den Un­ter­neh­men ver­ein­bart wird. Ak­tu­elle Ein­rei­se­be­schränkun­gen ein­zel­ner Staa­ten sind da­bei zu berück­sich­ti­gen, so z. B. die en­ger ge­fasste 90-Tage-Re­ge­lung der USA. Wer­den Mit­ar­bei­ter in einem an­de­ren EU-Mit­glied­staat ein­ge­setzt, be­ste­hen zwar an­ge­sichts der Ar­beit­neh­mer­freizügig­keit keine Ein­reise- und Ar­beits­er­laub­nis­be­schränkun­gen. Fak­ti­sch be­steht je­doch auch bei nur kurzen Aus­lands­einsätzen die Pflicht, eine sog. A1-Be­schei­ni­gung vor­zu­le­gen - dazu nach­fol­gend mehr - so­wie den Ein­satz im Tätig­keits­staat zu mel­den.

Zu klären ist wei­ter die Frage, in wel­chem Staat der während des Aus­lands­ein­sat­zes er­zielte Ar­beits­lohn zu ver­steu­ern ist. Maßgeb­lich ist hier re­gelmäßig, wer als wirt­schaft­li­cher Ar­beit­ge­ber an­zu­se­hen ist. Dies muss nicht zwin­gend das Un­ter­neh­men sein, mit dem ein Ar­beits­ver­trag be­steht. Ent­schei­dend ist, ob der Ar­beit­neh­mer in das auf­neh­mende Un­ter­neh­men in­te­griert wird, er dort Wei­sun­gen erhält und ihm Mit­ar­bei­ter zu­ge­ord­net wer­den. Ohne eine Klärung des Be­steue­rungs­rechts, bei dem je­weils die Vor­ga­ben des ein­schlägi­gen Dop­pel­be­steue­rungs­ab­kom­mens zu be­ach­ten sind, dro­hen dem Ar­beit­neh­mer steu­er­li­che Mehr­be­las­tun­gen. Aber auch dem Ar­beit­ge­ber muss an kla­ren Verhält­nis­sen ge­le­gen sein, da er an­dern­falls für nicht oder zu ge­ring ab­geführte Steu­ern in An­spruch ge­nom­men wer­den kann.

Die Be­stim­mung des wirt­schaft­li­chen Ar­beit­ge­bers ist zu­dem maßgeb­lich dafür, ob der Mit­ar­bei­ter wei­ter­hin in dem bis­he­ri­gen So­zi­al­ver­si­che­rungs­sys­tem ver­bleibt oder in das So­zi­al­ver­si­che­rungs­sys­tem des Ein­satz­staa­tes wech­selt. Zur Klärung sind be­ste­hende So­zi­al­ver­si­che­rungs­ab­kom­men her­an­zu­zie­hen. So­fern für den aus Deutsch­land ent­sand­ten Ar­beit­neh­mer wei­ter­hin in Deutsch­land So­zi­al­ver­si­che­rungs­schutz be­steht, sollte der Ar­beit­ge­ber eine sog. A1-Be­schei­ni­gung be­an­tra­gen. Bei einem Aus­lands­ein­satz in einem EU-Mit­glied­staat oder einem an­de­ren Staat, mit dem ein So­zi­al­ver­si­che­rungs­ab­kom­men be­steht, dient die Be­schei­ni­gung als Ver­si­che­rungs­nach­weis, so dass eine An­mel­dung bei der So­zi­al­ver­si­che­rung des an­de­ren Staa­tes nicht er­for­der­lich ist.

Um steu­er­recht­li­che Ab­gren­zungs­schwie­rig­kei­ten zu ver­mei­den und die er­for­der­li­chen so­zi­al­ver­si­che­rungs­recht­li­chen Be­schei­ni­gun­gen zu er­hal­ten, emp­fiehlt es sich, im Falle ei­ner Ent­sen­dung einen Ar­beits­ver­trag mit dem auf­neh­men­den Un­ter­neh­men zu schließen. Der Ver­trag kann mit dem ur­sprüng­li­chen Ar­beits­ver­trag, der mit dem ent­sen­den­den Un­ter­neh­men ver­ein­bart war, verknüpft und da­durch den oft­mals be­ste­hen­den Be­den­ken des Ar­beit­neh­mers Rech­nung ge­tra­gen wer­den. Schließlich wird der Ar­beit­neh­mer auch geklärt ha­ben wol­len, ob und in wel­chem Staat er So­zi­al­leis­tun­gen, wie z. B. in Deutsch­land Kin­der­geld oder El­tern­geld, be­an­spru­chen kann.

Diese Viel­zahl an Fra­gen gilt es vor dem Aus­lands­ein­satz des Mit­ar­bei­ters zu be­ant­wor­ten. Da­bei sind Wech­sel­wir­kun­gen zu be­ach­ten. Benötigt z. B. der Ar­beit­neh­mer eine Ar­beits­er­laub­nis im auf­neh­men­den Staat, ist mit de­ren Er­tei­lung da­von aus­zu­ge­hen, dass er dort der Be­steue­rung un­ter­liegt. Aber auch un­ter­neh­mens­in­terne Vorgänge können sich auf die Steuer- und So­zi­al­ver­si­che­rungs­pflicht aus­wir­ken. Hat z. B. das ent­sen­dende Un­ter­neh­men die Kos­ten der Ent­sen­dung nach dem Fremd­ver­gleichs­grund­satz mit dem auf­neh­men­den Un­ter­neh­men zu ver­rech­nen, hat re­gelmäßig der auf­neh­mende Staat das Be­steue­rungs­recht. Zu­dem droht der Wech­sel des Ar­beit­neh­mers in das an­dere So­zi­al­ver­si­che­rungs­sys­tem, so­fern nicht ak­tiv über Anträge die Fort­gel­tung deut­scher Vor­schrif­ten ge­si­chert wird.

Sind meh­rere Aus­lands­einsätze ge­plant, kann dem Un­ter­neh­men nur an­ge­ra­ten wer­den, ein Prüfschema für den je­wei­li­gen Ein­satz­staat be­reit zu hal­ten, um die ver­schie­de­nen Kon­stel­la­tio­nen des Aus­lands­ein­sat­zes ein­ord­nen zu können. Zu­dem hel­fen Ent­sen­de­richt­li­nien, Ent­sen­dun­gen möglichst gleich zu ge­stal­ten, so dass der Prüfauf­wand ver­rin­gert wer­den kann. Gerne un­terstützt Sie un­ser Glo­bal Mo­bi­lity-Team bei der möglichst ef­fi­zi­en­ten und rechts­si­che­ren Aus­ge­stal­tung von Aus­lands­einsätzen Ih­rer Mit­ar­bei­ter.

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