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Einführung verpflichtender Hinweisgebersysteme steht unmittelbar bevor

Das Hinweisgeberschutzgesetz will Whistleblower besser schützen. Unternehmen müssen ihr Hinweisgebersystem entsprechend ausgestalten. Auch mittelständische Unternehmen sind gefordert.

Mit der EU-Richt­li­nie 2019/1937 zum Schutz von Per­so­nen, die Ver­stöße gegen das Uni­ons­recht mel­den, wurde auf EU-Ebene bereits Ende 2019 die Schaf­fung eines ein­heit­li­chen Hin­weis­ge­ber­schut­zes besch­los­sen. Vor dem Hin­ter­grund der am 17.12.2021 enden­den Frist zur Umset­zung in natio­na­les Recht liegt nun­mehr ein Refe­ren­ten­ent­wurf des Bun­des­mi­nis­te­ri­ums der Jus­tiz und für Ver­brau­cher­schutz vor.

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Kern­e­le­ment des Ent­wurfs ist die Schaf­fung eines neuen Geset­zes zum Schutz hin­weis­ge­ben­der Per­so­nen - das sog. Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz (HinSchG). Neben der Verpf­lich­tung zur Ein­füh­rung eines inter­nen Hin­weis­ge­ber­sys­tems in Unter­neh­men mit min­des­tens 50 Beschäf­tig­ten sieht der Ent­wurf vor, Hin­weis­ge­ber umfas­send vor Benach­tei­li­gun­gen und Sank­tio­nen zu schüt­zen. Viele Unter­neh­men wer­den sich daher sehr zeit­nah mit der Frage beschäf­ti­gen müs­sen, wie sie ein Hin­weis­ge­ber­sys­tem ein­füh­ren, wel­ches den geplan­ten gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen genügt und dem Unter­neh­men idea­ler­weise zug­leich einen Mehr­wert bringt.

Wie bereits in der benann­ten EU-Richt­li­nie vor­ge­se­hen, wer­den sowohl pri­vate Unter­neh­men als auch öff­ent­li­che Dienst­s­tel­len mit 50 oder mehr Beschäf­tig­ten zur Ein­rich­tung einer inter­nen Mel­de­s­telle für bestimmte Rechts­ver­stöße verpf­lich­tet. Der Refe­ren­ten­ent­wurf macht dabei von der Mög­lich­keit Gebrauch, über das Min­dest­maß des von der EU-Richt­li­nie vor­ge­se­he­nen Schutz­ni­ve­aus hin­aus­zu­ge­hen. So sol­len dem sach­li­chen Anwen­dungs­be­reich nicht nur Ver­stöße gegen das Uni­ons­recht unter­fal­len, son­dern auch sol­che, die straf- oder buß­geld­be­wehrt sind.

Dem poten­ti­el­len Hin­weis­ge­ber sol­len auch wei­ter­hin zwei mög­li­che Mel­de­wege offen­ste­hen. Neben der Mel­dung über das jewei­lige interne Hin­weis­ge­ber­sys­tem ist die Ein­rich­tung von exter­nen Mel­de­s­tel­len vor­ge­se­hen, an die sich Hin­weis­ge­ber wahl­weise wen­den kön­nen. Die externe Mel­de­s­telle des Bun­des soll bei dem oder der Bun­des­be­auf­trag­ten für den Daten­schutz und die Infor­ma­ti­ons­f­rei­heit ein­ge­rich­tet wer­den. Auch eine Offen­le­gung von Infor­ma­tio­nen an die Öff­ent­lich­keit - gewis­ser­ma­ßen als drit­ter Weg - wird nach frucht­lo­ser Inan­spruch­nahme des exter­nen Mel­de­wegs oder in beson­de­ren Aus­nah­me­fäl­len auch ohne Nut­zung des inter­nen und exter­nen Mel­de­wegs gesetz­lich geschützt sein.

Spe­zi­ell auf Unter­neh­men des Mit­tel­stands wird das geplante Gesetz nicht zu unter­schät­zende Aus­wir­kun­gen ent­fal­ten, da Hin­weis­ge­ber­sys­teme dort bis­her ganz regel­mä­ßig noch nicht beste­hen. Nach dem aktu­el­len Refe­ren­ten­ent­wurf müs­sen sich Unter­neh­men zusätz­lich dar­auf ein­s­tel­len, die Stich­hal­tig­keit der ein­ge­hen­den Mel­dun­gen zu prü­fen und Fol­ge­maß­nah­men, wie bspw. die Durch­füh­rung von inter­nen Unter­su­chun­gen, zu erg­rei­fen. Vor­ge­se­hen ist dabei ein kla­rer gesetz­li­cher Ver­fah­rens­ablauf. Inn­er­halb von sie­ben Tagen muss der Ein­gang einer Mel­dung dem Hin­weis­ge­ber bestä­tigt wer­den. Spä­tes­tens nach wei­te­ren drei Mona­ten hat eine Rück­mel­dung hin­sicht­lich der geplan­ten oder bereits ergrif­fe­nen Fol­ge­maß­nah­men sowie der Gründe für diese an die hin­weis­ge­bende Per­son zu erfol­gen. Ein sol­cher Pro­zess wird in orga­ni­sa­to­ri­scher Hin­sicht einen erheb­li­chen Mehr­auf­wand für die verpf­lich­te­ten Unter­neh­men mit sich brin­gen.

In die­sem Zusam­men­hang muss insb. auch auf das gesetz­lich vor­ge­se­hene Gebot der Ver­trau­lich­keit hin­ge­wie­sen wer­den. Die Iden­ti­tät des Hin­weis­ge­bers oder auch der Per­so­nen, die Gegen­stand einer Mel­dung sind, unter­lie­gen einem beson­de­ren Ver­trau­lich­keits­schutz. Die ein­zu­rich­ten­den Mel­de­ka­näle und ebenso die vor­ge­se­hene verpf­lich­tende Doku­men­ta­tion der Mel­dun­gen müs­sen so aus­ge­stal­tet wer­den, dass die Ver­trau­lich­keit der Iden­ti­tät und der Mel­dun­gen gewahrt bleibt. Nicht befugte Mit­ar­bei­ter oder Dritte dür­fen kei­nen unbe­rech­tig­ten Zugriff erlan­gen. Da dem Hin­weis­ge­ber aber zug­leich die Mög­lich­keit offen­ste­hen muss, Mel­dun­gen münd­lich oder in Text­form abzu­ge­ben, wer­den dies­be­züg­lich beson­dere (tech­ni­sche) Vor­keh­run­gen zur Sicher­stel­lung der Anony­mi­tät erfor­der­lich sein.

Fer­ner muss die mit den Auf­ga­ben einer inter­nen Mel­de­s­telle beauf­tragte Per­son bei der Aus­übung ihrer Tätig­keit unab­hän­gig sein und regel­mä­ßig geschult wer­den. Der Refe­ren­ten­ent­wurf sieht im Übri­gen auch wei­ter­hin vor, dass ein Drit­ter im Namen des Unter­neh­mens mit den Auf­ga­ben der inter­nen Mel­de­s­telle betraut wer­den darf. Die Begrün­dung des Refe­ren­ten­ent­wurfs nennt dabei ganz aus­drück­lich die bereits aktu­ell in der Pra­xis häu­fig vor­zu­fin­dende anwalt­li­che Ombuds­per­son. Dane­ben sol­len sich Unter­neh­men mit 50 bis 249 Beschäf­tig­ten für das Bet­rei­ben einer inter­nen Mel­de­s­telle zusam­men­sch­lie­ßen kön­nen. Trotz der hohen gesetz­li­chen Anfor­de­run­gen wird sich gerade für den Mit­tel­stand somit ein gewis­ser Gestal­tungs­spiel­raum erge­ben, wel­cher genutzt wer­den sollte.

Fazit: Der nun­mehr vor­lie­gende Refe­ren­ten­ent­wurf sieht Buß­gel­der bis zu 100.000 Euro gegen natür­li­che Per­so­nen und gleich­sam Geld­bu­ßen gegen das Unter­neh­men selbst in Höhe von bis zu 1 Mio. Euro vor. Deut­lich zeigt sich daher schon gegen­wär­tig die Ten­denz, Ver­stö­ßen gegen das geplante Gesetz mit beträcht­li­chen Sank­tio­nen zu begeg­nen. Im Übri­gen droht die Sank­tio­nie­rung von Unter­neh­mens­in­ha­bern oder Lei­tungs­per­so­nen, sofern Auf­sichts­maß­nah­men unter­las­sen wur­den, die eine Zuwi­der­hand­lung gegen die Buß­geld­tat­be­stände des Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­set­zes wesent­lich erschwert hät­ten.

Da die Umset­zung der EU-Richt­li­nie zum 17.12.2021 näher rückt, soll­ten sich Unter­neh­men - vor allem des Mit­tel­stands - auf die abseh­ba­ren gesetz­li­chen Ände­run­gen ein­s­tel­len. Unter­neh­men ab 250 Beschäf­tig­ten wer­den sich nun unmit­tel­bar vor­be­rei­ten müs­sen, wohin­ge­gen Unter­neh­men mit 50 bis 249 Beschäf­tig­ten eine letzte Schon­frist bis Dezem­ber 2023 ein­ge­räumt wird.

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