Einführung verpflichtender Hinweisgebersysteme steht unmittelbar bevor

Mit der EU-Richt­li­nie 2019/1937 zum Schutz von Per­so­nen, die Verstöße ge­gen das Uni­ons­recht mel­den, wurde auf EU-Ebene be­reits Ende 2019 die Schaf­fung ei­nes ein­heit­li­chen Hin­weis­ge­ber­schut­zes be­schlos­sen. Vor dem Hin­ter­grund der am 17.12.2021 en­den­den Frist zur Um­set­zung in na­tio­na­les Recht liegt nun­mehr ein Re­fe­ren­ten­ent­wurf des Bun­des­mi­nis­te­ri­ums der Jus­tiz und für Ver­brau­cher­schutz vor.

Kern­ele­ment des Ent­wurfs ist die Schaf­fung ei­nes neuen Ge­set­zes zum Schutz hin­weis­ge­ben­der Per­so­nen - das sog. Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­setz (HinSchG). Ne­ben der Ver­pflich­tung zur Einführung ei­nes in­ter­nen Hin­weis­ge­ber­sys­tems in Un­ter­neh­men mit min­des­tens 50 Be­schäftig­ten sieht der Ent­wurf vor, Hin­weis­ge­ber um­fas­send vor Be­nach­tei­li­gun­gen und Sank­tio­nen zu schützen. Viele Un­ter­neh­men wer­den sich da­her sehr zeit­nah mit der Frage be­schäfti­gen müssen, wie sie ein Hin­weis­ge­ber­sys­tem einführen, wel­ches den ge­plan­ten ge­setz­li­chen An­for­de­run­gen genügt und dem Un­ter­neh­men idea­ler­weise zu­gleich einen Mehr­wert bringt.

Wie be­reits in der be­nann­ten EU-Richt­li­nie vor­ge­se­hen, wer­den so­wohl pri­vate Un­ter­neh­men als auch öff­ent­li­che Dienst­stel­len mit 50 oder mehr Be­schäftig­ten zur Ein­rich­tung ei­ner in­ter­nen Mel­de­stelle für be­stimmte Rechts­verstöße ver­pflich­tet. Der Re­fe­ren­ten­ent­wurf macht da­bei von der Möglich­keit Ge­brauch, über das Min­destmaß des von der EU-Richt­li­nie vor­ge­se­he­nen Schutz­ni­veaus hin­aus­zu­ge­hen. So sol­len dem sach­li­chen An­wen­dungs­be­reich nicht nur Verstöße ge­gen das Uni­ons­recht un­ter­fal­len, son­dern auch sol­che, die straf- oder bußgeld­be­wehrt sind.

Dem po­ten­ti­el­len Hin­weis­ge­ber sol­len auch wei­ter­hin zwei mögli­che Mel­de­wege of­fen­ste­hen. Ne­ben der Mel­dung über das je­wei­lige in­terne Hin­weis­ge­ber­sys­tem ist die Ein­rich­tung von ex­ter­nen Mel­de­stel­len vor­ge­se­hen, an die sich Hin­weis­ge­ber wahl­weise wen­den können. Die ex­terne Mel­de­stelle des Bun­des soll bei dem oder der Bun­des­be­auf­trag­ten für den Da­ten­schutz und die In­for­ma­ti­ons­frei­heit ein­ge­rich­tet wer­den. Auch eine Of­fen­le­gung von In­for­ma­tio­nen an die Öff­ent­lich­keit - ge­wis­sermaßen als drit­ter Weg - wird nach frucht­lo­ser In­an­spruch­nahme des ex­ter­nen Mel­de­wegs oder in be­son­de­ren Aus­nah­mefällen auch ohne Nut­zung des in­ter­nen und ex­ter­nen Mel­de­wegs ge­setz­lich ge­schützt sein.

Spe­zi­ell auf Un­ter­neh­men des Mit­tel­stands wird das ge­plante Ge­setz nicht zu un­ter­schätzende Aus­wir­kun­gen ent­fal­ten, da Hin­weis­ge­ber­sys­teme dort bis­her ganz re­gelmäßig noch nicht be­ste­hen. Nach dem ak­tu­el­len Re­fe­ren­ten­ent­wurf müssen sich Un­ter­neh­men zusätz­lich dar­auf ein­stel­len, die Stich­hal­tig­keit der ein­ge­hen­den Mel­dun­gen zu prüfen und Fol­gemaßnah­men, wie bspw. die Durchführung von in­ter­nen Un­ter­su­chun­gen, zu er­grei­fen. Vor­ge­se­hen ist da­bei ein kla­rer ge­setz­li­cher Ver­fah­ren­sab­lauf. In­ner­halb von sie­ben Ta­gen muss der Ein­gang ei­ner Mel­dung dem Hin­weis­ge­ber bestätigt wer­den. Spätes­tens nach wei­te­ren drei Mo­na­ten hat eine Rück­mel­dung hin­sicht­lich der ge­plan­ten oder be­reits er­grif­fe­nen Fol­gemaßnah­men so­wie der Gründe für diese an die hin­weis­ge­bende Per­son zu er­fol­gen. Ein sol­cher Pro­zess wird in or­ga­ni­sa­to­ri­scher Hin­sicht einen er­heb­li­chen Mehr­auf­wand für die ver­pflich­te­ten Un­ter­neh­men mit sich brin­gen.

In die­sem Zu­sam­men­hang muss insb. auch auf das ge­setz­lich vor­ge­se­hene Ge­bot der Ver­trau­lich­keit hin­ge­wie­sen wer­den. Die Iden­tität des Hin­weis­ge­bers oder auch der Per­so­nen, die Ge­gen­stand ei­ner Mel­dung sind, un­ter­lie­gen einem be­son­de­ren Ver­trau­lich­keits­schutz. Die ein­zu­rich­ten­den Mel­de­kanäle und ebenso die vor­ge­se­hene ver­pflich­tende Do­ku­men­ta­tion der Mel­dun­gen müssen so aus­ge­stal­tet wer­den, dass die Ver­trau­lich­keit der Iden­tität und der Mel­dun­gen ge­wahrt bleibt. Nicht be­fugte Mit­ar­bei­ter oder Dritte dürfen kei­nen un­be­rech­tig­ten Zu­griff er­lan­gen. Da dem Hin­weis­ge­ber aber zu­gleich die Möglich­keit of­fen­ste­hen muss, Mel­dun­gen münd­lich oder in Text­form ab­zu­ge­ben, wer­den dies­bezüglich be­son­dere (tech­ni­sche) Vor­keh­run­gen zur Si­cher­stel­lung der An­ony­mität er­for­der­lich sein.

Fer­ner muss die mit den Auf­ga­ben ei­ner in­ter­nen Mel­de­stelle be­auf­tragte Per­son bei der Ausübung ih­rer Tätig­keit un­abhängig sein und re­gelmäßig ge­schult wer­den. Der Re­fe­ren­ten­ent­wurf sieht im Übri­gen auch wei­ter­hin vor, dass ein Drit­ter im Na­men des Un­ter­neh­mens mit den Auf­ga­ben der in­ter­nen Mel­de­stelle be­traut wer­den darf. Die Begründung des Re­fe­ren­ten­ent­wurfs nennt da­bei ganz ausdrück­lich die be­reits ak­tu­ell in der Pra­xis häufig vor­zu­fin­dende an­walt­li­che Om­buds­per­son. Da­ne­ben sol­len sich Un­ter­neh­men mit 50 bis 249 Be­schäftig­ten für das Be­trei­ben ei­ner in­ter­nen Mel­de­stelle zu­sam­men­schließen können. Trotz der ho­hen ge­setz­li­chen An­for­de­run­gen wird sich ge­rade für den Mit­tel­stand so­mit ein ge­wis­ser Ge­stal­tungs­spiel­raum er­ge­ben, wel­cher ge­nutzt wer­den sollte.

Fa­zit: Der nun­mehr vor­lie­gende Re­fe­ren­ten­ent­wurf sieht Bußgelder bis zu 100.000 Euro ge­gen natürli­che Per­so­nen und gleich­sam Geldbußen ge­gen das Un­ter­neh­men selbst in Höhe von bis zu 1 Mio. Euro vor. Deut­lich zeigt sich da­her schon ge­genwärtig die Ten­denz, Verstößen ge­gen das ge­plante Ge­setz mit beträcht­li­chen Sank­tio­nen zu be­geg­nen. Im Übri­gen droht die Sank­tio­nie­rung von Un­ter­neh­mens­in­ha­bern oder Lei­tungs­per­so­nen, so­fern Auf­sichtsmaßnah­men un­ter­las­sen wur­den, die eine Zu­wi­der­hand­lung ge­gen die Bußgeld­tat­bestände des Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­set­zes we­sent­lich er­schwert hätten.

Da die Um­set­zung der EU-Richt­li­nie zum 17.12.2021 näher rückt, soll­ten sich Un­ter­neh­men - vor al­lem des Mit­tel­stands - auf die ab­seh­ba­ren ge­setz­li­chen Ände­run­gen ein­stel­len. Un­ter­neh­men ab 250 Be­schäftig­ten wer­den sich nun un­mit­tel­bar vor­be­rei­ten müssen, wo­hin­ge­gen Un­ter­neh­men mit 50 bis 249 Be­schäftig­ten eine letzte Schon­frist bis De­zem­ber 2023 ein­geräumt wird.